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可道云是如何帮助企业做好文档管理

2018-10-30 16:20 行业资讯

先来看看,传统企的文档管理存在哪些问题?
 
  1、 由于缺乏体系化的文档命名规则,文档制作完毕后命名又成了新问题。
  2、 许多文档是过程文档,其完善直至归档会经手多人并产生多个中间版本,识别成本较高。
  3、 企业文档在发布前往往需要审核,审核意见若依赖传统的邮件或即时通讯工具,其便利性将大打折扣。
  4、 审核通过的文档存储将会是新的困扰。传统的企业文档管理大部分都依赖文档服务器。文档分类过多或层级过于复杂导致找不到想要的文档的“恶性“事件时有发生。此外文档重复储存、各部门文档不统一存储(或散落于个人PC中)的极端现象也有很多。
  5、 “僵尸文档”(指低曝光率、低访问率、低使用率文档)存于库中既影响了搜索效果、存储效益又浪费了文档创作人时间。
  6、 文档共享管理在传统信息化企业里能推动起来的凤毛麟角。文档创作者会质疑管理的必要性,同时也泯灭了文档价值及文档创作者的主动性。
  7、 文档搜索应用基本靠Windows默认搜索,面对海量文库此举会很乏力。异地办公能接入企业文件服务器内网要绕个大弯,好不容易进到服务器找到了目标文档,又要面临犹如龟速般的文档打开速度考验,很多人会选择下载到本地。或者,直接放弃。

可道云文档管理

可道云在线文档管理器能帮助企业怎么解决问题。
  1. 存储——将分散的文件都集中起来集中存储与备份、统一管理所有文件;同步公司组织架构,多维度划分文件分类;采用网银级数据加密,保证文件数据安全。
  2. 权限——管理员可以对设置多种用户角色身份并对其角色权限进行限制;支持自定义群组和用户目录,以及其空间大小的配置。支持共享登录,用户单点集成、用户组织结构集成,用户可以根据需要深度整合企业微信、钉钉等其他平台的用户和组织结构数据,实现组织结构与文档的无缝对接。
  3. 协同——让协作如面对面一样方便一键分享发布给系统用户,直接在线查看与修改;与钉钉集成,内置灵活审批流程,文件审批一键搞定。 
  4. 移动——只要有浏览器就能实现随时随地办公。
  5. 在线浏览——支持上100中主流格式文件,强大的在线解压、压缩和预览。每种文档格式均提供了丰富的插件支持,可根据不同软件的环境要求、显示效果、偏好自由选择打开的方式,或者设置默认打开方式。
  6. 上传下载——拖拽文件到浏览器窗口即可轻松上传文档;采用分片上传,断点续传技术。多文件批量上传,文件夹直接上传等,尽在一拖一放之间。