在公司里，不同的部门不同的人每天都在产生大量的文档，办公文档、技术方案、演示材料、设计图纸、报告、照片、广告、合同、传真、往来信函等等，然而，这些文档却分散在服务器、员工的PC机、笔记本电脑上，缺乏统一的管理，随着时间的推移会造成文件的流失，信息差异越来越大，数据查看越来越难。
当公司中的一位重要职员离职时，他以前撰写的那些重要文档就随着他所使用的电脑硬盘被格式化而烟消云散；在客户那里解决了一个难题后，下一次同样的难题还需要同一个工程师去解决，因为相关的知识只存在于这个工程师的大脑中；想起来找一个很久以前看到过的，找遍了整个硬盘目录，也没有找到；手头的工作太多，有时候忙起来忘记了任务的轻重缓急，甚至忘记了一些任务；部门的下属整天都在忙碌，不知道都做了些什么事，怎么布置的任务迟迟不见上报。
企业的文档是企业成长过程中容易散落的知识财富，如何有效管理这些在工作过程中产生的信息，如何传承和传递这些宝贵的知识，让资产不再沉睡，系统性地保管信息，更直观地处理业务流程，改进企业的创新能力,快速响应能力,提高效率和技能素质，为的发展插上飞翔的翅膀。文档管理系统可以对员工对所有的修改终保存在服务器上，避免了中出现的文档混乱，存放无序，数据源众多的麻烦。系统通过灵活、严谨的权限设置，能够保证所有数据处理的完整性、正确性和安全性。
完善的文档管理系统还支持全文检索、水印、自定义审批流程、在线预览、线上借阅申请无需在领取纸质文件，让企事业组织的图“井井有条”，彻底终结电子资料混乱的现状。通过文档管理系统，有效实现图的全生命周期，同时让组织的工作更加高效，帮助客户真正体验“规范的＋高效”带来的价值。
