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使用企业文档管理系统应该注意哪些问题

2019-04-26 10:20 行业资讯

文件一直以来都是企业核心的内容所在,现在也有越来越多的企业开始上云,用一些云管理系统来代替传统的文集管理方式。在线文档管理在一定程度上帮助企业降低了运营成本,提高了办事效率,同时也面临新的挑战,如何才能保证文件的安全。今天给大家讲解,企业使用在线文档管理系统应该注意哪些问题。

文档管理系统

一、权限管理问题

权限在文档管理中极为重要,任何一处细节上有漏洞,就可能导致重要文档泄密,知识产权被盗。大部分现代企业都由多个管理层人员和大量的普通职员共同构成,而且位于不同岗位的员工在日常工作中接触和使用到的文件不完全相同,诸如管理层人员往往需要具备查看或者修改文件的权限,而普通的职员可能仅仅需要具有查看文件权限即可。那么在使用文档管理系统之时就要根据员工岗位的不同来为他们开放相应的权限,唯有避免权限过大情况出现才能充分保证文档的安全。对不同部门,不同员工的权限设置,一定要精准,还要明确规定企业员工,不同账号不能交于他们登录查阅,包括内部员工,需要共享的文件,可以用外链分享的形式。

二、日志的管控

文档管理系统中都会有日志统计,平时也很少去查看,只有在出现问题的时候才会查阅。谁也不知道问题会在什么时候发生,建议定时做好日志备份,避免日志数据丢失,又出现问题,导致的无迹可查。

三、修复漏洞和更新升级的问题
 
文档管理系统作为一款在现代企业中广泛应用的软件与普通的电脑软件相似但不完全相同,伴随着电脑系统的不断升级文档管理系统在使用过程中也可能会出现一些漏洞,不及时对漏洞进行修复的情况下就有可能会影响到内部文件的安全性。因此文档管理系统的使用者在发现系统存在的漏洞以后一定要第一时间与软件开发商取得联系,及时的更新升级系统并修复漏洞才能让后期的使用更加顺畅。