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可道云:企业文档集中管理的优势

2021-09-18 12:03 技术分享
由于小编平时工作中需要经常直接对接到使用方,所以经常会遇到这个问题:企业通过私有云让所有的文档都集中存储,这种管理模式到底有什么价值/好处?

今天借这个机会给大家针对给企业上私有化或者文档管理软件的优点一些基本介绍:

一、加密的基本前提—安全
文档集中管理不是目的,文件集中管理,最直接的效果是方便做数据加密。举个最简单的例子,如果数据都是在员工各自的工作电脑里,文件交流必然需要通过第三方软件或者存储,流程多,相对来讲数据泄露的可能也会增加。文档集中管理给企业文档能上传加密营造的基本环境。有了文件加密就不用担心外来人员使用电脑获取企业文件,也不需要担心笔记本等电脑丢失导致企业文件泄漏或者丢失。

当然,这里也有人会问,如果把数据集中管理了,万一这台服务器存储坏了,或者被人恶意破坏了,那不是还不如分开放置。针对这个问题,小编的核心意见就是鸡蛋确实不能放在同一个篮子里。所以如果有这方面担心的用户,可以考虑做个备份。
 

二、实时归档
让文档集中存储也是企业文件归档的一种形式,这样只需要在文档管理系统中设置好目录架构,员工直接对号存储,这样申请去了专人归档的烦恼,做到每时每刻及时归档,为后续查找打下了良好的基础。


三、共享更加便利 

文档集中存储之后,企业内部人员就能随时共享上面的文件,无论是上年还是昨天的都可以在集中存储的私有云上面找到,由于是在一套系统里,共享的效率和占用的资源要求会大大降低。


四、真正的移动办公 
以前所说的移动办公,只是通过笔记本电脑进行对每天工作文档的编辑,在进行这一步前需要通过U盘或者数据线把文件传输到笔记本电脑后才能进行,在期间需要查看其它文件是完全做不到的,而让文档集中管理后,无论何时何地都能随时调阅上面的文件,也能在线编辑,这也是私有云带给企业全新的移动办公。