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可道云的文档整理:档案化管理

2021-08-11 18:09 技术分享
很多企业都打算做自己内部的企业级档案库,但是一直苦于没有合适的档案整理工具,导致整理的很多数据,最终还不能灵活使用,也没有一套切实有效的逻辑。可道云针对这方面进行了细节处理:

1.文件关联功能

一般现在市面上网盘都有收藏夹功能,这个功能确实便利我们,把一些常用的、比较关键的文档一件收藏。但是随着文档储存不断增加,其实我们需要收藏的量对应也会越来越多。我们会慢慢发现我们只是把文件从一个地方挪到另一个地方,并没有做到精准分类和整理。

kodbox针对这方面进行了二次细节分类。尤其是针对一些需要报告类文档。小李是公司的财务,每个季度都要负责填写公司详细的营收报告。同时还需要把这些数据的具体产生随时准备好,给领导一起汇报时备用。如果小李公司用的是我们的可道云网盘,它可以做好汇总报告后,把详细的数据汇总表关联过去,这样就不用担心到时候要一个个找数据表。而且这个关联功能完全支持直接打开关联文档,以及跳转到关联文档所在位置,十分方便。

2.密级功能

前面其实也提到,收藏夹这个功能确实很好,但是随着时间累积,可能收藏夹本身的功能的价值越来越小,在针对这个方面,我们特意开发了密级功能。

一方面,我们可以把收藏夹的文档,根据绝密,机密,秘密A/B/C三个等级进行重要度分类,这就是前面说的针对收藏夹文件的二次收藏区分。另一方面,我们还可以针对三个级别的重要度,可以和权限设置连接到一起,比如绝密文件仅支持部分预览,机密文件不支持编辑,诸如此类,由于有明显的标签在,更方便大家对文档的重视度认定。

3.档案编号功能

其实大家很多时候做文档归档的时候,本身会涉及到编号。我们kodbox现在也把这个功能添加上,方便那些想要更好做文档归类,追根溯源的企业,更好的开展工作,比如用档案号直观确认文档的建档日期,如下图:

随着企业的发展,文档的建档归类,数据灵活存用,必然是未来的趋势。可道云也希望与大家共同前行。