通过使用文档管理系统，企业可以集中存储和管理海量的文档和各类的数字资产（如Office文档，视频，音频，图片，等等），系统提供了严谨和灵活的权限管理机制和文档共享机制。当前，市面上的各类文档管理系统多种多样，但其实概括起来，常用功能基本包含以下五项：
1、集中存储
文档管理系统通过集中存储的形式，将企业原先散乱存放在员工个人办公设备上的文档统一存储在一个服务器里，实现文档的集中管理以及合理共享。
2、快速检索
内置的全文检索功能，方便快捷的让用户在海量的文档中搜索到急需的文档。
3、文档编辑
用户可以直接在文档管理系统中编辑文档，依据软件产品的不同，还可细分为支持在线编辑或需要下载到本地后再编辑。但总体上，一款优秀的文档管理系统，其编辑模式都不需要用户改变原有的操作习惯。
4、权限管理
系统必须支持权限控制，系统管理员可根据员工所属岗位、部门设置不同的文档使用权限，普通用户仅可在其权限范围内执行相关的操作。
5、文档保护
系统须对文档进行必须要加密保护，无轮是存储或是传输过程中，确保企业文档的安全。
除了上述常用的基本功能之外，文档管理软件这类的基于企业私有云环境下的文档管理系统，应该集成了即时通讯、客户端多平台漫游、移动办公等多项功能。
如此，企业不仅仅可对内部的文档进行规范化管理，更可利用其它功能来提高日常办公效率。