一、集中管控企业电子文档，让无形资产不再流失
建立企业的电子型档案库或使用文档管理类的软件，部署属于企业自己的私有云文档管理软件，将公司所有的业务文档集中存储，并且做好备份，避免因人员流失、恶意删除、硬件烧毁、病毒侵害、工作协作不当导致文件多份存储在员工电脑。而且用时难查找、或多人同时对一份文件进行操作导致最终无法有效归档等等的问题进行解决。
二、内部协作，有效实现文档更新
传统的电子型档案库功效多偏于存储功能，但是对于企业运行来讲，这样是不够的，企业的必然诉求就是让每一份属于公司的文档都在企业内部充分发挥它的功效。所以更建议企业以文档管理、文档协作型的软件进行企业的文档管理。这样报表、图纸、汇报、项目方案等等很多可以循环利用的文档就能大家共享了。
三、通过第三方平台传输数据，企业机密容易泄露
当下在很多企业中，日常与同事、客户大多以QQ、邮箱、U盘来进行文档的交换和传递，这个很容易导致与同事之间因文档协作产生问题，而且难以界定责任问题。同时大量的将企业文档通过外网传输，大量企业文档外流，导致一系列无形资产被盗用、抄袭、传阅、损毁等问题，所以选择文档管理软件是势在必行。
