本栏目在线提供企业网盘,企业云盘,企业私有云等使用技巧,如何搭建私有云,存储功能的使用,二次开发,API接口的使用,权限设置,如何在线协同办公等资讯,更多详细请登录官网了解:https://kodcloud.com

首页 > 资讯中心 > 技术分享 > 文章内容

现代企业文档管理方案简述

2021-09-15 18:23 技术分享
之前发生过这样的情况:某知名生产企业在生产产品时,误用了旧版生产设计稿件,发现后生产成品已经过全国各地的经销商流入市场,之后在产品使用中出现了严重的质量问题,此次赔损的经济补偿与浪费的生产原料金额高达数十亿,不仅如此,公司信誉还蒙受损失,严重影响到了今后的经济效益,其间接损失不可估量。

       追根溯源,造成这样严重经济损失的根本原因,是文档管理工作没有做好。文档往往在更新内容后没有及时通知其它使用人员新版本文件的发布,而导致仍有大多数人在使用旧版本。一些重要的企业文档如:合同、报价单、方案等,经常出现版本混乱的情况:合作时签了旧版合同、生产时使用了旧版的设计资料、销售时提供错误的报价单等情况……不仅使企业信誉蒙受损失,还会给企业带来几十万甚至上百亿的巨大经济损失!

       文档管理对于每个企业来讲都有着举足轻重的地位,版本控制和文档修订留痕是在文档管理中很重要的组成部分。然而企业该如何优化现有的版本管理手段呢?你可以使用可道云协同文档管理,这些版本问题不再是问题!

       一、现有的文档版本管理手段与其弊端

      在企业管理中,通常会产生很多包含技术、财务、销售、客户等不同载体的大量文件,版本不一的现象极为常见:

      1)由于没有统一平台存储文档,文档分散在员工各自的电脑中,在原始文档修改后仍有人在使用旧版文档,出现流通中文档版本的混乱。

      2)依靠文件名来区分各个版本,难以查找最新版本,造成文档的冗余,存在众多重复现象。

      3)对文件没有完整的操作记录,修改版本后不知道操作人及操作时间,出现问题后造成员工责任的推诿。

     4)不知道新版文档的创建用户、更新时间、版本更新次数等信息。

     5)修改文件版本时,不能对文档锁定,可能会多人重复修改同一问题,或经多人操作造成文件重要内容丢失。

     二、现代化文档管理方法有哪些

     对于企业中常见的版本管理问题,可道云协同文档管理专家给予了以下解决方案:

     1)搭建文档集中存储平台

     为企业搭建文档集中存储平台,让企业所有的资料集中在统一服务器中,便于日常检索,查找某篇文件时不用再动员全体员工在不同电脑中查找。

     2)实现对文档的修订管理

     对于每次修改后的文档,都能自动保留之前修改过的版本,若有需要,可以退回到之前版本,保障企业资料内重要信息不会丢失。

     3)记录对文档操作的每个操作

     记录每篇文档的整个生命周期中的每个操作,包括操作人、操作时间等信息,便于审计工作的开展,并且避免了出现问题后责任的推诿。

     4)记录版本的修改历史

     可以为文档建立版本号管理机制,可以自定义版本号,每次修改版本号后,都有详细记录,使文档版本更加清晰化。

     5)实现文档锁定

     对于修改后的文档,可以建立锁定机制,防止其他人员重复修改,或破坏已修改好的定稿,充分保障流通中文档版本的一致性。