首先，在企业内部要形成有效的文档管理制度，包括分级分权机制、文档流转机制、文档过程管理机制等，并加强对员工的培训，再结合一定的文档管理系统手段，以指导企业文档管理目标的。

接着建立企业的文档管理系统，做好文档的权限控制、版本管理等工作。建立文档管理系统既要考虑业务功能符合度，也要考虑本地化管理的过程。通过建立文档管理系统，对数据进行统一管理，根据不同员工的职责分配不同的权限，并且记录文档的历史版本，以便于后续追溯，同时最重要的是形成审计日志，以便于日后的日志审计。

因此通过有效的管理机制，配合文档管理系统，对企业的文档资产进行有效管理，建立企业的文档资产库，构建企业的知识管理体系，传承企业文化。